Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Został przygotowany przez Ministerstwo Finansów i docelowo ma objąć wszystkie firmy działające w Polska.
W skrócie: zamiast wysyłać faktury mailem albo drukować PDF-y, dokument trafia do jednego systemu, a stamtąd do kontrahenta i urzędu.
Co KSeF może dać przedsiębiorcom?
Na papierze wygląda to całkiem sensownie:
- szybszy obieg dokumentów, bo faktura od razu jest w systemie
- mniejsze ryzyko zgubionych plików i „nie doszło na maila”
- łatwiejsze archiwum, wszystko w jednym miejscu
- potencjalnie szybszy zwrot VAT
- mniej ręcznego wprowadzania danych
Dla firm, które mają poukładane procesy albo korzystają z dobrego programu księgowego, KSeF może być po prostu kolejnym krokiem w cyfryzacji.
A gdzie są minusy?
No właśnie. W praktyce pojawiają się też obawy:
- konieczność dostosowania systemów i integracji
- dodatkowa nauka dla właścicieli małych firm
- zależność od jednego centralnego systemu
- strach przed awariami i przestojami
- poczucie „większej kontroli” ze strony państwa
Dla mikrofirm czy osób, które same wystawiają kilka faktur miesięcznie, to może być spory skok technologiczny.
Czy KSeF faktycznie pomoże?
Moim zdaniem odpowiedź brzmi: to zależy.
Jeśli masz nowoczesne narzędzia i ogarniętą księgowość, KSeF może uprościć codzienną pracę. Jeśli prowadzisz mały biznes i wszystko robisz „po staremu”, początek pewnie będzie frustrujący.
Jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach: jakości integracji, stabilności systemu i tego, jak szybko przedsiębiorcy dostaną realne wsparcie.
Na pewno warto przygotować się wcześniej, sprawdzić swój program do fakturowania i porozmawiać z księgową lub księgowym, zanim stanie się to obowiązkowe.
